Πώς να δημιουργήσετε μια αίθουσα συσκέψεων

Πώς να δημιουργήσετε μια αίθουσα συσκέψεων

Οι αίθουσες συσκέψεων αποτελούν ουσιαστικό μέρος κάθε σύγχρονουγραφείοΚαι η σωστή ρύθμιση τους είναι ζωτικής σημασίας, καθώς η μη σωστή διάταξη της αίθουσας συσκέψεων μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλή συμμετοχή. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη το πού θα κάθονται οι συμμετέχοντες καθώς και η τοποθεσία οποιουδήποτε οπτικοακουστικού εξοπλισμού. Υπάρχουν πολλές διαφορετικές διατάξεις που πρέπει να λάβετε υπόψη, η καθεμία με διαφορετικό σκοπό.

Διαφορετικές διατάξεις των αιθουσών συνεδριάσεων

Το στυλ του θεάτρου δεν απαιτεί τραπέζια, αλλά σειρές από καρέκλες που βλέπουν στο μπροστινό μέρος του δωματίου (σαν θέατρο). Αυτό το στυλ καθισμάτων είναι κατάλληλο για συναντήσεις που δεν είναι πολύ μεγάλες και δεν απαιτούν εκτενείς σημειώσεις.

Το Boardroom Style είναι κλασικό καθιστικό στην αίθουσα συνεδριάσεων με καρέκλες γύρω από το κεντρικό τραπέζι. Αυτό το στυλ δωματίου είναι ιδανικό για σύντομες συναντήσεις έως 25 ατόμων.

Το στυλ σε σχήμα U είναι μια σειρά από τραπέζια οργανωμένα σε σχήμα "U", με καρέκλες τοποθετημένες κατά μήκος του εξωτερικού. Αυτή είναι μια ευέλικτη διάταξη, καθώς κάθε ομάδα έχει ένα τραπέζι για τη λήψη σημειώσεων, ιδανικό για τη διευκόλυνση του διαλόγου μεταξύ του κοινού και του ομιλητή.

Ένα κούφιο τετράγωνο. Για να το κάνετε αυτό, τακτοποιήστε το τραπέζι σε ένα τετράγωνο ώστε να παρέχει χώρο στο ηχείο να μετακινείται μεταξύ των τραπεζιών.

Εάν είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να έχετε χώρο για εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών διατάξεων για διαφορετικούς τύπους συσκέψεων. Μπορεί ακόμη και να διαπιστώσετε ότι μια λιγότερο παραδοσιακή διάταξη είναι πιο αντιπροσωπευτική της εταιρείας σας. Προσπαθήστε να βρείτε την πιο άνετη διάταξη για να ενθαρρύνετε ένα καλό επίπεδο συμμετοχής όταν χρειάζεται.

Εξοπλισμός και εργαλεία για την αίθουσα συνεδριάσεων

Όσο συναρπαστική μπορεί να είναι η οπτική πτυχή της επιλογής μιας νέας αίθουσας συνεδριάσεων, σημασία έχει το τι πρέπει να κάνει η αίθουσα. Όσο συναρπαστική μπορεί να είναι η οπτική πτυχή της επιλογής μιας νέας αίθουσας συνεδριάσεων, σημασία έχει το τι πρέπει να κάνει η αίθουσα.

Αυτό σημαίνει ότι όλος ο απαραίτητος εξοπλισμός πρέπει να είναι διαθέσιμος και σε κατάσταση λειτουργίας. Από τη διασφάλιση ότι τα μη τεχνικά στοιχεία, όπως πίνακες, στυλό και flip charts λειτουργούν και είναι εύχρηστα, μέχρι την παροχή οπτικοακουστικού εξοπλισμού συνεδρίων και την ετοιμότητα να τον ενεργοποιήσετε όταν ξεκινήσει η σύσκεψη.

Εάν ο χώρος σας είναι μεγάλος, μπορεί να πρέπει να επενδύσει ο σχεδιασμός του γραφείουμικρόφωνακαι προβολείς για να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να ακούσουν, να δουν και να συμμετέχουν. Η μέθοδος διασφάλισης ότι όλα τα καλώδια διατηρούνται καθαρά και τακτοποιημένα είναι επίσης μια καλή σκέψη, όχι μόνο από οπτική άποψη, αλλά και από οργανωτική άποψη, από άποψη υγείας και ασφάλειας.

Ακουστικός σχεδιασμός συνάντησης room

Ο σχεδιασμός του γραφείου έχει έναν χώρο συσκέψεων που φαίνεται υπέροχος, αλλά η ποιότητα του ήχου στο δωμάτιο πρέπει επίσης να είναι καλή, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν πολλές συσκέψεις περιλαμβάνουν κλήση μέσω τηλεφώνου ή τηλεδιάσκεψης.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να διασφαλίσετε ότι η αίθουσα συνεδρίων σας διαθέτει επαρκή ακουστική. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να βεβαιωθείτε ότι η αίθουσα συνεδρίων σας έχει όσο το δυνατόν περισσότερες μαλακές επιφάνειες. Το να έχετε ένα χαλί, μια μαλακή καρέκλα ή έναν καναπέ μπορεί να μειώσει την αντήχηση που μπορεί να επηρεάσει τον ήχο. Πρόσθετες διακοσμήσεις, όπως φυτά και ριχτάρια, μπορούν επίσης να ελέγξουν τις ηχώ και να βελτιώσουν την ποιότητα της κλήσης.

Φυσικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε προϊόντα ήχου με καλό εφέ μείωσης θορύβου, όπως ακουστικά ακύρωσης θορύβου, μεγάφωνο. Αυτού του είδους τα προϊόντα ήχου μπορούν να εξασφαλίσουν την ποιότητα ήχου του συνεδρίου σας. Λόγω της επιδημίας τα τελευταία χρόνια, οι διαδικτυακές συνεδριάσεις άρχισαν να γίνονται δημοφιλείς, επομένως οι εκτενείς αίθουσες συνεδριάσεων έχουν καταστεί ζωτικής σημασίας.

Είναι μια αναβαθμισμένη έκδοση μιας αίθουσας συνεδριάσεων, επειδή όχι μόνο πρέπει να φιλοξενεί τους συμμετέχοντες αυτοπροσώπως, αλλά διευκολύνει και συναντήσεις με απομακρυσμένους συναδέλφους. Όπως οι αίθουσες συνεδριάσεων, οι αίθουσες γενικών συνεδριάσεων ποικίλλουν σε μέγεθος, αλλά όλες απαιτούν εξειδικευμένο εξοπλισμό συνεδριάσεων με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων. Τα τελευταία χρόνια, έχει γίνει ολοένα και πιο συνηθισμένο να υπάρχουν ενσωματωμένες αίθουσες συσκέψεων για συγκεκριμένες πλατφόρμες συσκέψεων που μπορούν να χρησιμοποιούν οι εταιρείες, όπως οι Αίθουσες Ομάδων της Microsoft.

Με τη βοήθεια της Inbertec για την εύρεση λύσεων ήχου και εικόνας κατάλληλες για κάθε ρύθμιση αίθουσας συνεδριάσεων, προσφέρουμε μια σειρά από εξοπλισμό συσκέψεων κατάλληλου για αίθουσες συσκέψεων — από φορητέςακουστικά ακύρωσης θορύβουσε λύσεις τηλεδιάσκεψης. Ανεξάρτητα από τη ρύθμιση της αίθουσας συνεδρίων σας, η Inbertec μπορεί να σας προσφέρει τις σωστές λύσεις ήχου και εικόνας.