Πώς να διαμορφώσετε μια αίθουσα συσκέψεων

Πώς να διαμορφώσετε μια αίθουσα συσκέψεων

Οι αίθουσες συσκέψεων αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι κάθε σύγχρονου...γραφείοκαι η σωστή διαρρύθμισή τους είναι ζωτικής σημασίας. Η μη σωστή διάταξη της αίθουσας συσκέψεων μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλή συμμετοχή. Επομένως, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη πού θα κάθονται οι συμμετέχοντες, καθώς και τη θέση τυχόν οπτικοακουστικού εξοπλισμού. Υπάρχουν αρκετές διαφορετικές διατάξεις που πρέπει να λάβετε υπόψη, καθεμία με διαφορετικό σκοπό.

Διαφορετικές διατάξεις αιθουσών συσκέψεων

Το στυλ θεάτρου δεν απαιτεί τραπέζια, αλλά σειρές από καρέκλες στραμμένες προς το μπροστινό μέρος της αίθουσας (σαν ένα θέατρο). Αυτό το στυλ καθισμάτων είναι κατάλληλο για συναντήσεις που δεν είναι πολύ μεγάλες και δεν απαιτούν εκτενείς σημειώσεις.

Το στυλ αίθουσας συνεδριάσεων είναι κλασικά καθίσματα αίθουσας συνεδριάσεων με καρέκλες γύρω από το κεντρικό τραπέζι. Αυτό το στυλ αίθουσας είναι ιδανικό για σύντομες συναντήσεις έως και 25 ατόμων.

Το στυλ σε σχήμα U είναι μια σειρά από τραπέζια οργανωμένα σε σχήμα «U», με καρέκλες τοποθετημένες κατά μήκος του εξωτερικού χώρου. Πρόκειται για μια ευέλικτη διάταξη, καθώς κάθε ομάδα διαθέτει ένα τραπέζι για σημειώσεις, ιδανικό για τη διευκόλυνση του διαλόγου μεταξύ του κοινού και του ομιλητή.

Ένα κοίλο τετράγωνο. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε το τραπέζι σε τετράγωνο ώστε να υπάρχει χώρος για να κινείται ο ομιλητής ανάμεσα στα τραπέζια.

Εάν είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να έχετε χώρο για εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών διατάξεων για διαφορετικούς τύπους συναντήσεων. Μπορεί ακόμη και να διαπιστώσετε ότι μια λιγότερο παραδοσιακή διάταξη είναι πιο αντιπροσωπευτική της εταιρείας σας. Προσπαθήστε να βρείτε την πιο άνετη διάταξη για να ενθαρρύνετε ένα καλό επίπεδο συμμετοχής όταν χρειάζεται.

Εξοπλισμός και εργαλεία για την αίθουσα συνεδριάσεων

Όσο συναρπαστική και αν είναι η οπτική πτυχή της επιλογής μιας νέας αίθουσας συνεδριάσεων, αυτό που έχει σημασία είναι τι υποτίθεται ότι κάνει η αίθουσα. Όσο συναρπαστική και αν είναι η οπτική πτυχή της επιλογής μιας νέας αίθουσας συνεδριάσεων, αυτό που έχει σημασία είναι τι υποτίθεται ότι κάνει η αίθουσα.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι διαθέσιμος και σε λειτουργική κατάσταση όλος ο απαραίτητος εξοπλισμός. Από τη διασφάλιση ότι μη τεχνικά είδη, όπως πίνακες, στυλό και πίνακες παρουσιάσεων, λειτουργούν και είναι εύχρηστα, έως την παροχή οπτικοακουστικού εξοπλισμού συνεδρίων και την ετοιμότητά του να τον ενεργοποιήσετε κατά την έναρξη της συνάντησης.

Αν ο χώρος σας είναι μεγάλος, ίσως χρειάζεται να επενδύσετε στη διαμόρφωση του γραφείου σας.μικρόφωνακαι προβολείς για να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να ακούν, να βλέπουν και να συμμετέχουν. Η μέθοδος διασφάλισης ότι όλα τα καλώδια διατηρούνται καθαρά και τακτοποιημένα είναι επίσης μια καλή παράμετρος, όχι μόνο από οπτική άποψη, αλλά και από οργανωτικής άποψης, καθώς και από άποψη υγείας και ασφάλειας.

Ακουστικός σχεδιασμός αίθουσας συνεδριάσεωνom

Ο σχεδιασμός του γραφείου έχει έναν χώρο συσκέψεων που φαίνεται υπέροχος, αλλά η ποιότητα ήχου στην αίθουσα πρέπει επίσης να είναι καλή, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν πολλές συσκέψεις περιλαμβάνουν τηλεφωνική επικοινωνία ή βιντεοδιάσκεψη.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να διασφαλίσετε ότι η αίθουσα συνεδριάσεών σας διαθέτει επαρκή ακουστική. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να βεβαιωθείτε ότι η αίθουσα συνεδριάσεών σας διαθέτει όσο το δυνατόν περισσότερες μαλακές επιφάνειες. Η ύπαρξη ενός χαλιού, μιας μαλακής καρέκλας ή ενός καναπέ μπορεί να μειώσει την αντήχηση που μπορεί να επηρεάσει τον ήχο. Πρόσθετες διακοσμήσεις, όπως φυτά και ριχτάρια, μπορούν επίσης να ελέγξουν την ηχώ και να βελτιώσουν την ποιότητα των κλήσεων.

Φυσικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε προϊόντα ήχου με καλό αποτέλεσμα μείωσης θορύβου, όπως ακουστικά ακύρωσης θορύβου, ανοιχτή ακρόαση. Αυτού του είδους τα προϊόντα ήχου μπορούν να διασφαλίσουν την ποιότητα ήχου του συνεδρίου σας. Λόγω της επιδημίας τα τελευταία χρόνια, οι διαδικτυακές αίθουσες συνεδριάσεων άρχισαν να γίνονται δημοφιλείς, επομένως οι ολοκληρωμένες αίθουσες συνεδριάσεων έχουν καταστεί ζωτικής σημασίας.

Πρόκειται για μια αναβαθμισμένη έκδοση μιας αίθουσας συνεδριάσεων, επειδή όχι μόνο πρέπει να φιλοξενεί συμμετέχοντες αυτοπροσώπως, αλλά και να διευκολύνει τις συναντήσεις με συναδέλφους εξ αποστάσεως. Όπως και οι αίθουσες συνεδριάσεων, οι αίθουσες γενικών συσκέψεων ποικίλλουν σε μέγεθος, αλλά όλες απαιτούν εξειδικευμένο εξοπλισμό συνεδριάσεων με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων. Τα τελευταία χρόνια, έχει γίνει όλο και πιο συνηθισμένο να υπάρχουν ενσωματωμένες αίθουσες συσκέψεων για συγκεκριμένες πλατφόρμες συσκέψεων που ενδέχεται να χρησιμοποιούν οι εταιρείες, όπως τα Microsoft Teams Rooms.

Με τη βοήθεια της Inbertec για την εύρεση λύσεων ήχου και εικόνας κατάλληλων για κάθε αίθουσα συνεδριάσεων, προσφέρουμε μια γκάμα εξοπλισμού συσκέψεων κατάλληλου για αίθουσες συσκέψεων — από φορητούςακουστικά ακύρωσης θορύβουσε λύσεις τηλεδιάσκεψης. Ανεξάρτητα από τη ρύθμιση της αίθουσας συνεδριάσεών σας, η Inbertec μπορεί να σας παρέχει τις κατάλληλες λύσεις ήχου και βίντεο.